En contre-remboursement (COD), la vente ne se termine pas à l'arrivée du colis. Votre transporteur encaisse l'argent liquide à la porte du client, le conserve, puis vous le reverse des jours ou des semaines plus tard — généralement après déduction de ses frais. Le centre Versements (Payouts), accessible sur https://v2.egrow.com/centers/payouts, est l'endroit où vous comblez cet écart : il maintient une file en temps réel de chaque commande livrée qui ne vous a pas encore été réglée, vous permet d'importer le relevé de versement de votre transporteur pour rapprocher des centaines de commandes en une seule passe, et vous montre exactement combien de votre argent se trouve encore chez vos transporteurs.
Avant de commencer
- Comprenez comment les commandes circulent dans votre pipeline et ses centres — consultez Les centres de commandes, expliqués. Une commande entre dans la file des versements dès qu'elle atteint l'étape « livrée » avec un montant encore dû ; le badge d'étape affiché sous la description de la page vous indique quelle étape alimente la file.
- Demandez à chaque transporteur son relevé de versement (aussi appelé bordereau de remise) sous forme de fichier CSV avec une ligne d'en-têtes. La plupart des portails de transporteurs peuvent en exporter un avec chaque paiement qu'ils vous envoient.
- Vérifiez quel identifiant le transporteur utilise dans ce fichier — son numéro de suivi, votre numéro de commande ou un identifiant interne. Vous choisirez la clé de correspondance pendant l'import.
Pourquoi « livré » ne veut pas dire « payé »
Entre le moment où une commande est marquée comme livrée et celui où l'argent du transporteur arrive sur votre compte, du liquide peut discrètement disparaître : un colis marqué livré que le transporteur ne reverse jamais, un relevé qui saute quelques commandes, un versement dont le total ne correspond pas. Dès que vous expédiez un volume réel, cette vérification manuelle dans des tableurs est précisément là où les vendeurs perdent de l'argent. Le centre Versements répond en continu, et de façon auditable, à une seule question : pour quelles commandes livrées le transporteur ne nous a-t-il pas encore payés, et combien cela représente-t-il ? Rapprocher signifie confronter ce que le transporteur déclare avoir payé à cette file, afin que chaque dirham, dollar ou euro soit soit sur votre compte, soit sur une liste de réclamations.
Les quatre cartes de synthèse
Les cartes en haut de page vous donnent votre position de trésorerie d'un coup d'œil :
- Delivered, Unpaid (livrées, non payées) — le nombre de commandes livrées qui attendent encore leur versement.
- Unpaid Amount (montant impayé) — le total que représentent ces commandes : de l'argent actuellement détenu par vos transporteurs.
- Paid This Month (payées ce mois-ci) — le nombre de commandes marquées comme payées ce mois-ci.
- Paid Amount (Month) (montant payé ce mois-ci) — le total rapproché ce mois-ci, à recouper avec vos dépôts bancaires.
Utilisez le bouton d'actualisation en haut à droite pour recharger à tout moment les cartes et la file.
La file des versements
Le tableau sous les cartes est un tableau de commandes complet, avec la même disposition que dans les autres centres : numéro de commande, date, client (avec son téléphone), adresse, paiement, l'étape de pipeline de la commande affichée sous forme de pastille colorée, les informations d'expédition, le montant dû, les membres de l'équipe assignés et un raccourci vers la conversation du client dans la boîte de réception. Chaque ligne possède une case à cocher pour les actions groupées, et un clic sur une ligne ouvre le panneau de détail complet de la commande afin de vérifier les articles, les totaux et l'historique avant toute action. Lorsque la file est vide, le centre vous le dit clairement : « Aucun versement en attente — toutes les commandes livrées sont payées. »
Pour retrouver des commandes précises, utilisez le champ de recherche — il reconnaît le numéro de commande, le numéro de suivi, le nom du client ou son téléphone — ou le bouton entonnoir juste à côté, qui ouvre un panneau de filtres avec une plage de dates ; tant qu'une plage est active, l'entonnoir affiche un badge et le panneau permet de tout effacer en un clic. Les résultats sont paginés, avec des commandes de navigation fixes en bas de page.
Astuce : la file prend en charge les lecteurs de codes-barres. Scannez un numéro de suivi sur un bordereau de remise papier : eGrow le saisit dans la recherche et présélectionne la commande correspondante — vous pouvez la marquer comme payée sans toucher le clavier.
Étape 1 — Récupérez le relevé du transporteur
Téléchargez ou demandez le relevé de versement de la période que vous rapprochez. Ce doit être un fichier CSV, de 10 Mo maximum, avec une ligne d'en-têtes nommant les colonnes. Un relevé par transporteur et par cycle de paiement est le rythme naturel.
Étape 2 — Importez-le dans eGrow
Cliquez sur Import Paid Orders (importer les commandes payées) en haut à droite du centre. Dans la fenêtre d'import, cliquez sur Upload CSV ou glissez-déposez simplement le fichier. eGrow analyse le fichier dans votre navigateur sur-le-champ et affiche son nom, sa taille ainsi que le nombre de colonnes et de lignes trouvées ; si le fichier est vide ou sans ligne d'en-têtes, vous en êtes averti immédiatement, avant tout envoi.
Étape 3 — Choisissez la clé de correspondance
Indiquez à eGrow à quel champ de commande correspondent les valeurs de votre CSV, sous Match orders by (faire correspondre les commandes par) :
- Tracking Number (numéro de suivi) — le code de suivi propre au transporteur (l'option par défaut, et généralement la plus sûre puisqu'il s'agit de la référence du transporteur lui-même).
- Order Number (numéro de commande) — le numéro imprimé sur vos reçus.
- Order ID (identifiant de commande) — l'identifiant numérique interne d'eGrow.
Choisissez ensuite la colonne du CSV qui contient cette valeur. eGrow présélectionne la colonne probable en reconnaissant les en-têtes courants comme tracking_number, order_number ou order_id, et affiche un aperçu des cinq premières valeurs de la colonne choisie pour que vous confirmiez qu'elles semblent correctes avant de lancer.
Étape 4 — Lancez l'import et suivez sa progression
Cliquez sur Start Import (démarrer l'import). L'import s'exécute comme une tâche d'arrière-plan sur le serveur : une carte de progression apparaît en bas à droite de l'écran avec le nom du fichier, une barre de progression en direct et un compteur (« 120 sur 400 · 30 % »). La progression arrive en temps réel, et la tâche continue même si vous changez de page ou rechargez — la carte vous suit. Une fois terminée, la carte indique combien de commandes ont été marquées payées et combien de lignes ont échoué à correspondre, puis la file et les cartes de synthèse s'actualisent automatiquement.
Remarque : un seul import s'exécute à la fois. Si vous rouvrez la fenêtre d'import pendant qu'une tâche est en cours, elle vous le signale et vous renvoie vers la carte de progression — laissez-la simplement se terminer.
Étape 5 — Terminez le reste manuellement
Tous les versements n'arrivent pas sous forme de fichier — un transporteur peut vous remettre du liquide pour quelques commandes, ou un petit relevé se vérifie plus vite à l'œil. Sélectionnez les commandes payées avec les cases à cocher des lignes ; l'en-tête du tableau affiche alors le nombre de sélections et un bouton Mark as Paid (marquer comme payées). Cliquez dessus : eGrow confirme par une notification (« N commande(s) marquée(s) comme payée(s) »), vide la sélection et actualise la file et les cartes.
Important : marquer une commande comme payée enregistre l'argent sur celle-ci et la retire de la file. Ne le faites que lorsque le liquide vous est réellement parvenu — la file est votre liste de réclamations envers le transporteur, et une commande retirée trop tôt est un écart que personne ne réclamera.
Lire les résultats et traquer les écarts
Après un import, deux listes méritent votre attention. D'abord, ce qui reste dans la file pour la période du relevé : ces commandes ont été livrées mais le transporteur ne les a pas payées — c'est votre liste de réclamations pour le prochain échange avec lui. Ensuite, les lignes en échec de l'import : le transporteur a payé quelque chose qu'eGrow n'a pas pu faire correspondre, ce qui signifie généralement une référence mal saisie, une commande issue d'un autre système, ou une commande déjà marquée payée.
Astuce : rapprochez selon un calendrier fixe — par exemple chaque semaine, par transporteur. Les petits écarts se résolvent facilement tant que la livraison est fraîche dans les mémoires, et deviennent presque impossibles à récupérer des mois plus tard.
La vue d'ensemble financière
Les versements sont la moitié « argent entrant » de vos finances. Passez en revue les paiements individuels enregistrés sur les commandes dans le centre Transactions, suivez le côté « argent sortant » — budgets publicitaires, frais de transport, salaires — avec les Dépenses, et si vous rémunérez votre équipe à la commande confirmée ou livrée, configurez cela dans les Commissions. Les Analyses lisent ensuite l'ensemble pour révéler votre profit réel : ce qui a été vendu, ce qui a réellement été encaissé, et ce que cela a coûté.