Gérer les utilisateurs et les équipes

L'espace Utilisateurs et Équipes est l'endroit où vous invitez les personnes qui travaillent dans votre compte eGrow, contrôlez ce que chacune peut voir et faire, et les organisez en équipes. Vous le trouverez dans les Paramètres de votre compte. Ce guide explique l'ensemble du système — comment fonctionnent les autorisations, comment inviter et gérer les utilisateurs, et comment constituer des équipes et attribuer des autorisations.

Ouvrez-le ici : https://v2.egrow.com/settings/users-and-teams/users (Paramètres → Utilisateurs et Équipes).

Comment fonctionne l'accès dans eGrow

Avant d'inviter qui que ce soit, il est utile de comprendre le modèle. eGrow contrôle l'accès de deux manières :

• Administrateurs — un utilisateur désigné comme Administrateur dispose d'un accès complet à tout ce que contient le compte. N'accordez ce rôle qu'aux propriétaires et aux responsables en qui vous avez pleinement confiance.
• Membres d'équipe — tous les autres n'obtiennent l'accès que par l'intermédiaire des équipes auxquelles ils appartiennent. Une équipe porte un ensemble d'autorisations, et un membre hérite des autorisations de chaque équipe dont il fait partie. Un utilisateur sans statut d'administrateur et sans équipe peut se connecter, mais ne peut pas faire grand-chose.

Le déroulement est donc le suivant : créez des équipes avec les bonnes autorisations → invitez les utilisateurs et affectez-les à ces équipes. Les autorisations sont regroupées dans ces catégories :

• Lead, Deal, Contacts, Conversations, Campagnes, Automatisations, Produits, Intégrations, Analyses, Activités, Utilisateurs, et Paramètres.

Partie 1 : Gérer les utilisateurs

Accédez à https://v2.egrow.com/settings/users-and-teams/users. La page propose deux vues entre lesquelles vous pouvez basculer :

• Actifs — les personnes qui ont accepté et peuvent se connecter.
• Invités — les invitations en attente qui n'ont pas encore été acceptées.

Inviter un nouvel utilisateur

1. Cliquez sur Inviter un nouvel utilisateur.
2. Saisissez l'adresse e-mail de la personne (obligatoire).
3. Vous pouvez éventuellement activer Administrateur pour lui accorder un accès complet. Laissez cette option désactivée pour le personnel ordinaire.
4. Sous Équipes, cochez les équipes auxquelles la personne doit appartenir. Vous pouvez créer une nouvelle équipe directement ici si nécessaire.
5. Cliquez sur Enregistrer pour envoyer l'invitation.

L'invitation apparaît sous Invités jusqu'à ce que la personne l'accepte, moment auquel elle passe dans Actifs.

Modifier l'accès d'un utilisateur

Depuis la liste des utilisateurs, ouvrez un utilisateur pour modifier ses équipes et son rôle d'administrateur. Vous pouvez :

• Activer ou désactiver le statut Administrateur.
• Ajouter l'utilisateur à des équipes ou l'en retirer — cela modifie instantanément ce à quoi il peut accéder.

Enregistrez vos modifications et elles prennent effet immédiatement.

Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur

Si quelqu'un se retrouve bloqué, ouvrez sa fiche et utilisez Réinitialiser le mot de passe pour générer un nouveau mot de passe, puis partagez-le avec lui de manière sécurisée.

Supprimer un utilisateur ou annuler une invitation

• Pour retirer une personne qui a accès, supprimez l'utilisateur de la liste Actifs. Elle perd immédiatement l'accès au compte.
• Pour retirer une invitation qui n'a pas été acceptée, supprimez-la de la liste Invités.

Partie 2 : Gérer les équipes

Accédez à https://v2.egrow.com/settings/users-and-teams/teams. Une équipe regroupe trois éléments : un nom, ses membres et ses autorisations. Les membres d'une équipe peuvent faire exactement ce que les autorisations de l'équipe permettent.

Créer une équipe

1. Cliquez sur Créer une équipe.
2. Donnez un nom à l'équipe (par exemple, Sales, Support, ou Confirmation Agents).
3. Dans la section Membres, cliquez sur Ajouter un membre et sélectionnez les utilisateurs qui appartiennent à cette équipe. Vous pouvez également retirer des membres ici.
4. Dans la section Autorisations, choisissez ce que cette équipe est autorisée à faire. Les autorisations sont organisées par catégorie (Lead, Deal, Contacts, Conversations, Campagnes, Automatisations, Produits, Intégrations, Analyses, Activités, Utilisateurs, Paramètres). Cochez les autorisations individuelles, ou utilisez Tout sélectionner pour tout accorder. Un compteur indique combien d'autorisations sur le total sont sélectionnées.
5. Enregistrez l'équipe.

Toute personne appartenant à l'équipe — maintenant ou ajoutée ultérieurement — obtient immédiatement cet ensemble d'autorisations.

Modifier ou supprimer une équipe

• Modifiez une équipe à tout moment pour la renommer, ajouter ou retirer des membres, ou changer ses autorisations. Les modifications s'appliquent immédiatement à tous ses membres.
• Supprimez une équipe pour la retirer. Ses membres perdent l'accès accordé par cette équipe (ils conservent ce que leur accordent les autres équipes).

Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement une équipe lorsque vous en avez beaucoup.

Partie 3 : Présence des membres

Ouvrez https://v2.egrow.com/settings/users-and-teams/presence pour contrôler la façon dont le statut en ligne/hors ligne est suivi pour votre équipe. Vous y définissez le délai d'inactivité — le nombre de minutes pendant lesquelles un membre peut rester inactif avant d'être automatiquement marqué comme inactif (absent). Cela maintient la précision des indicateurs de présence et de la logique d'attribution, afin que le travail ne soit pas dirigé vers quelqu'un qui s'est absenté.

Partie 4 : Commissions

Ouvrez https://v2.egrow.com/settings/users-and-teams/commissions pour configurer les commissions de vos membres d'équipe — les règles qui déterminent ce que chaque personne gagne sur son travail. Définissez-les une seule fois et eGrow les applique à l'ensemble de votre équipe.

Bonnes pratiques

• Accordez le rôle d'administrateur avec parcimonie. Les administrateurs peuvent tout faire, y compris gérer la facturation et les autres utilisateurs — réservez-le aux propriétaires et aux responsables de confiance.
• Gérez l'accès avec des équipes, pas avec des réglages ponctuels. Créez des équipes qui reflètent les rôles réels et affectez-y les personnes ; c'est évolutif et cohérent.
• Accordez le minimum d'accès nécessaire. Ne cochez que les catégories d'autorisations dont un rôle a réellement besoin.
• Faites des révisions régulières. Supprimez les utilisateurs qui partent et vérifiez périodiquement la composition des équipes sur https://v2.egrow.com/settings/users-and-teams/users.
• Définissez un délai d'inactivité raisonnable afin que la présence reflète qui est réellement disponible.

Commencez par configurer vos équipes et inviter vos collaborateurs sur https://v2.egrow.com/settings/users-and-teams/teams et https://v2.egrow.com/settings/users-and-teams/users.